23/09/2019 AEUTRANSMER

Esta fue la conclusión que obtuvimos a partir de las aportaciones de Manuela Doblado de  BSH, empresa fabricante de electrodomésticos que contrata y gestiona un elevado volumen de transporte, José Luis Carreras del GRUPO CARRERAS, un gran operador logístico que se presenta a una media de cuatrocientos tenders anuales, y Alfredo Noya de TICONTRACT, una de las mejores plataformas de software para la elaboración de concursos de transporte.

Esta nueva convocatoria del Aeutransmer Meeting Point analizó, con ayuda de los expertos, las claves para que un tender proporcione beneficios a todos los participantes.

Manuela Doblado explicó que la gestión de los tenders de su empresa la lleva a cabo el departamento de compras de transporte, integrado dentro del departamento de operaciones logísticas. Esto asegura un buen conocimiento de la situación del mercado de transporte (costes logísticos, salarios, evolución del precio de combustible, disponibilidad de chóferes, estacionalidad, etc.).

El tender lo dividen en tres fases, la preparación,  la ejecución, con ayuda de la plataforma de tenders Ti-Contract que BSH utiliza en todos los países donde tienen fábricas, y el resultado del tender donde ya se realizan las nominaciones y los contratos. Todo el proceso viene a durar entre cuatro y cinco semanas.

Dice Manuela que el éxito de un tender depende en gran medida de los pasos previos que deben contar con una buena definición de la cadena de suministro (rutas, volumen, expedición o aprovisionamiento, etc.), el establecimiento de los criterios de selección (disponibilidad, capacidad para el volumen asignado, calidad en servicio y requisitos medioambientales, en su caso), y de una fase de preselección de proveedores.

En una primera ronda, los participantes aprobados en la preselección son invitados a que hagan sus ofertas a través de la plataforma. Se analizan las ofertas y se envía información con respecto a la tarifa objetivo que servirá de referencia para una segunda ronda.

Para finalizar se hace el análisis de las ofertas definitivas. La propia plataforma aporta herramientas que facilitan el estudio en base a diferentes criterios. Para la adjudicación se tienen en cuenta todos los requisitos que se marcaron al inicio. Se revisan informes financieros, se transmiten los volúmenes y rutas, y se preparan los contratos. El último paso es actualizar los sistemas internos para iniciar las operaciones cuando se firma el contrato.

A continuación intervino José Luis Carreras, representante de un operador logístico que cuenta con cuarenta y dos almacenes entre España y Portugal, una amplia flota propia, y está muy enfocado al gran consumo. En palabras de José Luis, la ventaja evidente de un tender es que se trata de una petición de oferta de transporte que puede culminar en un contrato de transporte, lo que  conforma la base de su negocio. Además, las tecnologías ayudan a que se incremente el número de ofertantes,  algo positivo tanto para operadores como para cargadores.

En palabras de Carreras los tenders han evolucionado mucho y muy positivamente. En la situación inmediatamente posterior a la crisis, los tenders los  dirigían departamentos de compras “generales” que no conocían el servicio, lo que finalmente penalizaba la gestión logística  y los costes de transporte de la empresa cargadora. Hoy en día los tenders se hacen cada vez mejor y se consiguen relaciones en las que prima el servicio ajustado a los criterios establecidos por la empresa cargadora, pasando los costes a un segundo plano.

Resalta también Carreras que en un tender el plazo es muy importante, no solo porque hay que buscar recursos y hacer inversiones sino porque, para una mejora continua, como por ejemplo una buena optimización de los tráficos, se necesita más de un año. Los tenders que arrojan mejores resultados son aquellos que se basan en relaciones a largo plazo (dos o tres años), relaciones sólidas, donde existe realmente un win-win, donde se ahorra dinero, donde se mejora el servicio y, en definitiva, donde se aporta valor añadido.

Un error que en opinión de José Luis se comete a menudo, es fragmentar la oferta adjudicando a un elevado número de transportistas. Las inversiones necesitan un cierto volumen y cuando se produce una fragmentación de la oferta los costes se incrementan,  lo que provoca la falta de compromiso y de continuidad,

En relación a  otros aspectos de un tender, según la experiencia de Carreras, no se deben superar las dos rondas, obviamente los precios objetivo tienen que estar en línea con el mercado y, por ultimo, pero no menos importante, la empresa que ha acudido a un tender y no lo ha ganado, necesita conocer los motivos, y este feedback, lamentablemente, no suele darse.

Por su parte, Alfredo Noya explica que la plataforma de tenders de TiContract proporciona las herramientas necesarias para minimizar los fallos y optimizar los beneficios tanto en calidad como en servicio y costes.

TiContract no es un market place sino que su objetivo es garantizar que el proveedor pueda acceder fácilmente a un tender y comprenda perfectamente los requisitos del cliente. La plataforma permite la creación sencilla de matrices con múltiples campos y fórmulas definidas para todos los tipos de transporte, así como el acceso a un pool internacional de proveedores de servicios logísticos.

Noya desmonta algunos mitos cuando transmite los resultados de las encuestas que periódicamente realiza TiContract. Por ejemplo, en un muestreo de los dos últimos años se preguntó por la motivación de compra y el resultado fue que, sólo para uno de cada cinco cargadores, el tender tenía como finalidad ajustar las condiciones económicas. Por el contrario, los objetivos principales eran: encontrar nuevos transportistas, encontrar más transportistas, consolidar más volumen en menos transportistas, encontrar mercados nuevos pero, sobre todo, había una gran necesidad de dotar de transparencia a los procesos e integrar a diferentes actores (compras, logísticas, calidad, centros de producción, etc.)

Coincide con Carreras en que, en los últimos años, la calidad de los tenders ha mejorado mucho con la existencia de interlocutores que tienen una visión mucho más amplia del mercado del transporte.

Finaliza Alfredo Noya diciendo que la contratación electrónica de transporte implica encontrar los proveedores adecuados de servicios logísticos y reducir la carga de trabajo administrativo. El resultado: transparencia del proceso y del mercado, ofertas que pueden compararse entre sí, e informes con tan solo un clic de ratón.