El próximo 5 de octubre marcará un antes y un después en la gestión documental del transporte de mercancías por carretera en España. A partir de esa fecha, el documento de control administrativo exigible para la realización de transporte público de mercancías por carretera deberá ser necesariamente digital. El cambio puede parecer, a primera vista, relativamente sencillo: sustituir un documento en papel por otro electrónico. Sin embargo, detrás del denominado DeCA se esconde una transformación mucho más profunda, que obligará a cargadores, transportistas, operadores y conductores a modificar procedimientos, coordinar sistemas y, sobre todo, aprender a gestionar la información de una operación de transporte de manera digital durante todo su ciclo de vida.

La fecha deriva de la disposición transitoria octava de la Ley 9/2025, de Movilidad Sostenible, que establece que el documento de control deberá ser necesariamente digital a los diez meses de la entrada en vigor de la ley. La norma entró en vigor el 5 de diciembre de 2025, por lo que el plazo se cumple el próximo 5 de octubre.

Conviene, sin embargo, aclarar una cuestión de partida: el documento de control administrativo no nace ahora y que lo que cambia es su soporte obligatorio porque la documentación ya era exigible en el transporte público de mercancías por carretera y ahora da el salto definitivo al entorno digital.

La Resolución de 5 de junio de 2026 de la Dirección General de Transporte por Carretera y Ferrocarril, publicada en el BOE el 12 de junio, concreta cómo deberá funcionar el nuevo sistema. El DeCA tendrá que generarse antes del inicio efectivo del servicio a partir de datos estructurados contenidos en una aplicación informática; deberá materializarse en un PDF de un máximo de 5 MB y ser nativo digital, por lo que no será válido escanear un documento en papel.

Además, deberá incorporar un código QR vinculado a una URL única y específica desde la que los agentes puedan descargar directamente el fichero durante una inspección.

El marco afecta a los transportes interiores, incluidos los servicios de cabotaje realizados en territorio español, mientras que los transportes internacionales siguen utilizando los documentos previstos en los convenios correspondientes. Sobre el papel, el procedimiento está definido. La incógnita es cómo responderá un sector caracterizado por una elevada atomización y por niveles muy diferentes de digitalización cuando el nuevo sistema tenga que funcionar simultáneamente en miles de operaciones reales.

Distintas velocidades

En este punto existe prácticamente unanimidad entre las organizaciones consultadas por Diario del Puerto: el transporte no llega al 5 de octubre en una situación homogénea.

Las grandes compañías y los operadores que llevan años utilizando TMS, ERP y sistemas de gestión documental afrontan el salto desde una posición relativamente cómoda. El escenario es distinto entre pequeñas empresas, microempresas y autónomos.

“La preparación del sector es muy desigual”, considera Nuria Lacaci, secretaria general de la Asociación de Cargadores de España (ACE). Según explica, las empresas con más recursos “llevan tiempo adaptando sus sistemas y procedimientos”, mientras que una parte importante de pymes y autónomos todavía arrastra un menor nivel de digitalización, desconocimiento de la normativa y dudas sobre las actuaciones necesarias para cumplirla.

La misma fotografía dibuja Javier Jaso, responsable de Transporte de AECOC, que habla de un “nivel de preparación asimétrico”. Las grandes empresas han podido integrar plataformas avanzadas, mientras que “un volumen significativo del tejido empresarial (especialmente PyMEs y profesionales autónomos) se encuentra aún en fase de ajuste”. La organización identifica precisamente dos cuellos de botella: la brecha de adopción entre autónomos y pequeñas empresas y las dudas prácticas sobre la generación y modificación del documento. El interés que está despertando la transición ofrece otra medida de la dimensión del cambio. Según Jaso, más de 3.000 profesionales habían participado ya en septiembre en los webinars organizados por AECOC alrededor de la nueva obligación. La asociación ha desarrollado además su propia herramienta para facilitar el cumplimiento normativo a las empresas.

Desde ASTIC, su vicepresidente ejecutivo, Ramón Valdivia, coincide en que sería “excesivo decir que estamos todos preparados al mismo nivel”. Frente a una minoría de grandes operadores con sistemas tecnológicos desarrollados se encuentra el grueso de un sector integrado por autónomos y pequeñas empresas, para las que cualquier nueva obligación digital implica un esfuerzo adicional. ASTIC cita además datos atribuidos a AECOC según los cuales existe todavía un elevado grado de desconocimiento y falta de herramientas entre las pymes.

José María Quijano, secretario general de CETM, sitúa también el problema menos en la existencia de tecnología que en su accesibilidad. “La principal carencia no está tanto en la existencia de tecnología como en que las soluciones sean sencillas, asequibles e interoperables. El objetivo debe ser facilitar el cumplimiento, no generar nuevas cargas administrativas”, sostiene.

Fenadismer lleva esta preocupación un paso más allá y advierte de las dificultades específicas del pequeño transportista. Su secretario general, Juan José Gil, habla de una “dualidad evidente” entre las compañías que ya han realizado esfuerzos importantes de digitalización y un tejido mayoritario compuesto por pequeñas empresas y autónomos que afronta el cambio con menos recursos financieros, tecnológicos y temporales. Para estos últimos, señala, “no se trata únicamente de adquirir un software, sino de cambiar la sistemática de trabajo diaria.

Fenadismer extiende esta preocupación un paso más y advierte de las dificultades específicas del pequeño transportista. Su secretario general, Juan José Gil, habla de una “dualidad evidente” entre las compañías que ya han realizado esfuerzos importantes de digitalización y un tejido mayoritario compuesto por pequeñas empresas y autónomos que afronta el cambio con menos recursos financieros, tecnológicos y temporales. Para estos últimos, señala, “no se trata únicamente de adquirir un software, sino de cambiar la sistemática de trabajo diaria en la cabina del camión”.

Esta diferencia de partida ayuda a explicar uno de los consensos que atraviesa al sector: reducir el DeCA a la generación de un PDF supondría desaprovechar buena parte de la transformación.

Jordi Espín, secretario general de Transprime, considera que “generar un documento digital es relativamente sencillo”; lo complejo es incorporarlo a “una cadena en la que participan empresas con niveles de digitalización muy distintos”. Para Espín, el verdadero reto será conseguir que la información se genere correctamente, llegue a quien debe recibirla y pueda modificarse sin trasladar más carga administrativa al conductor. Ese matiz resulta fundamental porque la Resolución establece que el fichero tiene que nacer de forma digital mediante la transformación de datos estructurados. Además, las aplicaciones deberán registrar la fecha y hora de creación y, cuando exista una modificación, también el momento en que esta se produzca. El documento debe permanecer almacenado en un repositorio que garantice su disponibilidad para las inspecciones. Por tanto, el DeCA no es únicamente un documento que se genera al comienzo del servicio y después permanece inalterable.

Una sustitución de vehículo, un cambio de matrícula o determinadas modificaciones de la operación pueden obligar a actualizar la información. Lacaci indica precisamente en esta condición de “documento vivo”: “No basta con introducir unos datos iniciales para generar un DeCA en formato PDF y considerar finalizado el proceso”. Los datos tienen que mantenerse estructurados durante todo el ciclo del transporte para que cualquier modificación quede reflejada y la información disponible mediante el QR corresponda con la realidad de la operación. Así se observa uno de los primeros grandes desafíos organizativos, que pasa por digitalizar el documento no consiste simplemente en trasladar al ordenador la misma secuencia que antes se hacía en papel; implica conectar la gestión documental con la propia operación.

Otra gran prueba llegará fuera de los despachos, ya que el nuevo modelo descansa sobre un sistema sencillo en teoría: el DeCA incluye un QR que contiene una dirección web única. Durante una inspección, esa URL debe permitir la descarga directa del PDF. La dirección debe utilizar HTTPS y no puede conducir a una página que exija credenciales, autenticación, botones de descarga u otras interacciones manuales.

Y la posibilidad de descarga podrá desactivarse transcurridos siete días naturales desde la finalización del servicio, aunque cargador contractual y transportista efectivo deberán conservar los ficheros durante al menos un año. Pero la operativa de un camión introduce variables que no existen en una oficina (“la carretera no es una oficina”, advierte Valdivia). “Un sistema que funciona perfectamente en un ordenador de una empresa puede encontrarse con dificultades cuando la operación se desarrolla en movimiento, en un área industrial, en un centro logístico o en una zona con cobertura deficiente”.

ASTIC pone sobre la mesa cuestiones tan cotidianas como la conectividad, la batería del dispositivo, una caída temporal de los sistemas o una modificación de última hora. “La digitalización será un éxito si hace más sencilla la inspección, no si convierte una incidencia tecnológica en un problema administrativo para el transportista”, apunta.

Fenadismer comparte esta inquietud y señala específicamente los problemas de cobertura en zonas remotas, áreas de carga o puntos fronterizos, además de las dificultades que puede generar la manipulación de dispositivos para determinados conductores y la necesidad de sincronización entre los sistemas del cargador y los terminales utilizados en el vehículo.

La regulación introduce, no obstante, una flexibilidad relevante: el conductor no tiene necesariamente que mostrar el DeCA desde un teléfono móvil. Una vez generado, debe recibir una copia antes del comienzo del servicio, pero puede llevarla electrónicamente en un dispositivo móvil o incluso impresa en papel. En ambos casos deberá contener el QR. Durante una inspección podrá presentar el propio DeCA con el código o únicamente el QR. Es decir, lo que obligatoriamente tiene que nacer y existir en formato digital es el documento; eso no impide portar una copia física con su código correspondiente. Y esta distinción puede resultar especialmente relevante durante los primeros mesesde implantación.

Las organizaciones consultadas coinciden también en otra advertencia: el último eslabón no debería cargar con los problemas tecnológicos generados aguas arriba. “La tecnología debería ser prácticamente invisible para quien ejecuta el transporte”, sostiene Espín. Desde Transprime preocupa especialmente que una incidencia termine recayendo sobre quien está físicamente delante del inspector. “El conductor debe poder acceder y mostrar el DeCA de manera sencilla, pero no convertirse en el responsable tecnológico o administrativo de una información que se genera en otros puntos de la cadena”.

Y por su parte, Quijano plantea una idea prácticamente idéntica desde CETM: la tecnología debe facilitar el trabajo del conductor y no trasladarle nuevas responsabilidades.

AECOC considera que técnicamente la generación automática del QR no representa una dificultad significativa con las soluciones actualmente disponibles, pero Jaso sitúa el punto crítico en garantizar que la documentación llegue al conductor antes de comenzar el viaje o en el momento de la carga. Esto requiere, afirma, “una coordinación perfecta entre el cargador y el transportista”. Para el conductor, además, supone pasar de un procedimiento conocido en papel a una interacción completamente nueva con la autoridad, por lo que será necesaria una capacitación básica y procedimientos muy intuitivos.

El debate sobre el coste del DeCA muestra algunos matices entre las organizaciones. Transprime considera que la implantación no debería exigir grandes inversiones económicas. “El esfuerzo principal será conceptual, al mismo tiempo que organizativo”, señala Espín. El peligro, añade, sería convertir la digitalización en “un multiplicador de complejidad”: “Si para eliminar un papel generamos nuevos costes, plataformas y procedimientos, habremos perdido una parte importante de la oportunidad”.

ACE entiende que, aunque existen numerosas soluciones disponibles, para autónomos y pymes la adaptación puede implicar tanto herramientas como formación, reorganización de procedimientos e integración con los sistemas.

CETM insiste, por su parte, en que el impacto dependerá fundamentalmente del punto de partida. Para las compañías que ya trabajan con documentación electrónica, la transición puede ser limitada; para otras implicará introducir herramientas y procedimientos completamente nuevos. En consecuencia, el principal coste puede no estar en generar el documento, sino en construir alrededor de él un proceso capaz de funcionar sin fricciones. En este contexto, el conjunto de las fuentes consultadas considera que el DeCA puede convertirse en un catalizador para una digitalización mucho más profunda del transporte español si las empresas evitan limitarse a reproducir electrónicamente el procedimiento anterior. “Digitalizar no es obtener un PDF”, afirma Espín. La información, sostiene, tiene que poder reutilizarse, ser accesible para los distintos actores y generar valor. Bajo esa lógica, el DeCA podría abrir la puerta a “menos duplicidades, mayor trazabilidad y, sobre todo, mejor información para tomar decisiones transparentes que fomenten la cooperación operativa real”, afirma el entrevistado a Diario del Puerto.

Lacaci coincide en que “el verdadero valor del DeCA no reside en sustituir el documento en papel por un PDF, sino en los datos que lo conforman y en la posibilidad de integrarlos, compartirlos y reutilizarlos a lo largo de toda la cadena de transporte”. Para ACE, la implantación debería entenderse menos como un proyecto tecnológico que como una oportunidad de mejora operativa.

AECOC habla de un “catalizador de la transformación digital del sector”. Jaso identifica cuatro ámbitos de impacto: trazabilidad en tiempo real, automatización administrativa, intercambio de información entre actores e interoperabilidad europea.

ASTIC añade otro efecto: el impulso al eCMR. Valdivia recuerda que la organización lleva años trabajando en la carta de porte electrónica y considera que la obligatoriedad del documento de control digital puede acelerar la adopción del eCMR y de otros documentos electrónicos asociados al transporte.

En último término, una operación cuyos datos nacen estructurados puede evitar que la misma información tenga que volver a introducirse en diferentes documentos, sistemas, procesos administrativos o procedimientos de facturación. Ahí reside, según explican los expertos del sector, la diferencia entre digitalizar un papel y digitalizar una operación.

A pocos días de la fecha límite, las asociaciones han estado reclamando también claridad y pedagogía. Transprime considera que el sector requiere, sobre todo, explicar qué resulta realmente “necesario e indispensable” para cumplir, evitando incorporar complejidades que la propia norma no exige. “Esto no va de construir islas digitales ni de multiplicar soluciones”, advierte Espín.

CETM pide información, formación y criterios homogéneos de aplicación, además de que las dudas que aparezcan durante los primeros meses puedan resolverse con rapidez.

Las posiciones respecto a cómo gestionar el aterrizaje. AECOC no plantea retrasar la obligación: “No se trata de pedir más tiempo ni de diferir las obligaciones normativas”, sostiene Jaso.

Pero ACE, ASTIC y Fenadismer sí consideran conveniente cierta proporcionalidad durante la fase inicial. Nuria Lacaci, desde ACE, plantea que se prioricen la información y la corrección de los errores propios de la adaptación antes que una actuación exclusivamente sancionadora; por su parte, Ramón Valdivia, desde ASTIC, considera “razonable” un periodo inicial de adaptación inspectora, mientras que Fenadismer reclama flexibilidad para evitar que incidencias informáticas o problemas de aprendizaje deriven en sanciones económicas.